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En Contabilidad se emplean vocablos especiales para representar los bienes, derechos, deudas, ingresos y egresos los cuales reciben el nombre de CUENTA, que se define como un auxiliar contable donde se registran los aumentos y disminuciones que representan conceptos o situaciones similares producto de las actividades realizadas por la empresa.
Las cuentas son el resultado de la agrupación de las diferentes operaciones comerciales con características afines. Por ejemplo: todas aquellas operaciones que involucren entradas o salidas de dinero efectivo, se registrarán en una cuenta que suele llamarse “CAJA”, pero si la operación se realiza con cheque, entonces se denominará “BANCO”. Muchas operaciones comerciales se efectúan a crédito. Otra situación frecuente se presenta cuando una empresa vende a crédito y en la fecha que hace la venta no recibe dinero sino una garantía de pago que puede ser una factura (CUENTAS POR COBRAR) o una letra de cambio (EFECTOS POR COBRAR). Es importante señalar que al asignarle nombre a una cuenta no se le debe cambiar.
CLASIFICACIÓN. (*)
Las cuentas se clasifican en:
1. Reales (MENOS: Cuentas valorativas)
2. Nominales
3. De orden
4. De orden per contra
1. CUENTAS REALES
Estas cuentas representan valores de Activo, Pasivo y Capital. Aparecen en el Balance General o Estado de Situación.
ACTIVO. Está compuesto por todos los bienes y derechos de la empresa, es decir, las propiedades y lo que adeudan los clientes.
01
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Caja
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10
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Seguros pagados por anticipado
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19
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Derechos de autor
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02
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Caja chica
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11
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. . . pagado por anticipado
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20
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Gastos de organización
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03
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Banco
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12
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Terreno
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21
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Gastos de instalación
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04
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Cuentas por cobrar
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13
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Edificio
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22
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Mejoras propiedades ajenas
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05
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Efectos por cobrar
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14
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Mobiliario
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23
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Publicidad promocional
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06
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. . . por cobrar
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15
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Vehículo
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24
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Inversiones
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07
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Inventario de mercancía
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16
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Plusvalía
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25
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Maquinaria en desuso
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08
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Inventario de . . .
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17
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Patentes
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26
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. . . en desuso
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09
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Seguros vigentes
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18
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Marcas de fábrica
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PASIVO. Se refiere a las deudas u obligaciones contraídas por la empresa.
01
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Sobregiro bancario
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10
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Efectos por pagar
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19
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Anticipo de clientes
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02
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Sueldos y salarios por pagar
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11
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. . . por pagar
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20
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Alquileres cobrados por anticipado
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03
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Cuentas por pagar
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12
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Retenciones: IVSS, INCE
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21
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. . . cobrado por anticipado
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CAPITAL. Representa el patrimonio de la empresa donde se incluyen los bienes y derechos (Activos) menos las deudas u obligaciones (Pasivos).
01
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XXXXX, Capital
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03
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Utilidad del ejercicio ( C )
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02
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Xxx dueño xxx, cuenta personal (— C)
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04
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Pérdida del ejercicio (— C)
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CUENTAS VALORATIVAS. ( — A ) Estas cuentas se presentan en los grupos del activo restándose de la cuenta a la cual corresponda.
01
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Provisión para incobrables
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02
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Efectos por cobrar descontados
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03
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Depreciación acumulada . . .
§ edificio
§ mobiliario
§ vehículo
§ maquinaria
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04
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Amortización acumulada . . .
§ patentes
§ gastos de organización
§ derechos de autor
§ mejoras en propiedades ajenas
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05
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Agotamiento acumulado de . . . mina, cantera, yacimiento, bosque
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1. CUENTAS NOMINALES
Son las que sirven para registrar los Ingresos y Egresos. Se cancelan al final del ejercicio económico con el Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas.
INGRESOS. Son las entradas de dinero, producto de las operaciones comerciales realizadas por la empresa.
01
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Ventas
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04
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Intereses ganados
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02
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Ingresos por alquileres
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05
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. . . ganados
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03
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Ingresos por . . .
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06
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Utilidad en venta de activo
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EGRESOS. Son todas las salidas de dinero, es decir, los gastos que resultan como consecuencia de las actividades llevadas a cabo por la empresa.
01
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Compras
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06
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Contribuciones . . .
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02
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Sueldos y salarios gastos
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07
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Donaciones . . .
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03
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. . . gastos
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08
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Mantenimiento . . .
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04
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Gastos de . . .
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09
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Reparaciones . . .
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05
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Servicios públicos
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10
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Pérdida en venta de activo
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PARTES DE UNA CUENTA.
(1) NOMBRE DE LA CUENTA
(2)
FECHA
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(3)
DESCRIPCIÓN
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(4)
DEBE
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(5) HABER
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(6) SALDO
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EXPLICACIÓN:
(1) En la parte superior se escribe el nombre de la cuenta.
(2) En esta columna se registra la fecha correspondiente al día que se realizó la operación comercial.
(3) Descripción: es el detalle o concepto de lo que se registra.
(4) Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se cargan o debitan.
(5) Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se abonan o acreditan.
(6) Saldo: constituye la diferencia entre el debe y el haber.
6.1 Saldo deudor: ocurre cuando los cargos (debe) son mayores que los abonos (haber). Debe > haber
6.2 Saldo acreedor: se presenta si la suma de los abonos (haber) es mayor a la de los cargos (debe). Haber > debe
6.3 Cuenta saldada: en este caso el saldo es “cero”, porque el debe y el haber tienen totales iguales. Debe ═ haber
COMO CONCLUSIÓN:
CARGAR o debitar: Registrar una partida en la columna del debe.
ABONAR o acreditar: Registrar una partida en la columna del haber.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA CUENTA
La cuenta se representa gráficamente como una “T” y se le conoce como “Cuenta T” debido a la semejanza con la letra de nuestro alfabeto. Se utiliza con fines de estudio y para simplificar la solución de los problemas.
La “Cuenta T” consta de tres partes que son:
Nombre de la cuenta
Columna de la izquierda Columna de la derecha es
es para el DEBE donde para el HABER donde se
se registran los cargos registran los abonos o crédito
o débitos
EJEMPLO
BANCO PROFESIONAL
+
|
—
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(01) 8.500.000
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145.000 (03)
|
(08) 163.100
|
250.400 (05)
|
120.800 (06)
| |
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